Hodajući kolegij gradonačelnika

Projekt Hodajućeg kolegija Gradonačelnika Grada Šibenika dobitnik je Golden Award for Excellence (GWA), prestižne nagrade Međunarodne udruge za odnose s javnošću (IPRA) i to u kategoriji za odnose s javnošću u javnom sektoru. Također, u 2014.g. projekt je osvojio i Grand Prix Hrvatske udruge za odnose s javnošću (HUOJ) u javnom sektoru.

OPĆENITO:

Hodajući kolegij predstavlja novi odnos lokalne vlasti u Šibeniku prema građanima, gradu i njegovim dnevnim problemima. Riječ je o načinu uočavanja i rješavanja komunalnih problema, kroz aktivno i otvoreno sudjelovanje vlasti, gradskih službi i zainteresiranih javnosti.

Izlaskom iz ureda, hodanjem, odnosno obilaskom, uz razgovor o gradskim problemima i istovremenim davanjem naloga o izvršavanju zadataka, ispred medija i građana, povezuje se svaki segment posla u komunalnoj problematici, ali na način da se konkretnim zaduživanjem nadležnih službi i pojedinaca. Ito na licu mjesta, efikasnije se obavljaju redovni zadaci i time poboljša percepcija javnosti o Gradskoj upravi.

Prigoda je to i da se redovni zadaci bolje iskomuniciraju jer, uslijed nerijetkih zastoja u internoj komunikaciji, zna se često dogoditi da se propuste predstaviti javnosti.

KAKO JE NASTAO:

Na jednom od redovnih uredskih kolegija pročelnika, koji se održavaju svakog ponedjeljka u 8h, gradonačelnik je izrazio nezadovoljstvo činjenicom da je jedan mali komunalni problem predmet rasprave već treći kolegij zaredom (kao neriješen) te najavio izlazak iz ureda uz obilazak „sporne“ lokacije. U obilazak su pozvane sve relevantne službe (gradske, gradska poduzeća) kako bi se na licu mjesta dogovorio način rješavanja problema s točnim zaduženjima i hodogramom aktivnosti. Na prijedlog pročelnice Ureda gradonačelnika na hodajući kolegij su pozivani i mediji i posredstvom medija (i društvenih mreža) i građani Grada Šibenika od kojih se očekuje aktivno sudjelovanje u obilascima i „kontrola“ onoga što je na kolegijima zadano.

PROBLEMI KOJE RJEŠAVA:

Obilazeći lokacije koje su predmet hodajućeg kolegija, gradonačelnik na licu mjesta otvoreno govori o problemima i daje naloge službenicima i odgovornim službama za njihovo rješavanje i to ispred građana i predstavnika medija. Rješavajući komunalne probleme iz „uredske perspektive“, zna se dogoditi da djelatnici uključeni u njihovo rješavanje ne znaju kako „problem izgleda na terenu“.

Svjestan činjenice da niti jedan sustav ne može biti dovoljno uspješan bez učinkovitog angažmana svojih djelatnika, projekt je usmjeren i u tom pravcu kroz jačanje timskog rada i odgovornosti, kako pojedinaca, tako i cjeline. Izravnim kontaktom s gradonačelnikom, zaposlenike, pozvane na hodajući kolegij, se motivira i aktivira, a rezultat je vidljiv.

„Spuštanjem u grad“ i izravnom komunikacijom s građanima,onima koji nas prate na Hodajućem kolegiju, ali i slučajnim prolaznicima, gradonačelnik ima priliku kroz razgovor poslušati prijedloge, komentare, ali i kritike svojih sugrađana i time pokazati da je on gradonačelnik svih Šibenčana, koji sa svima razgovara o gradskim temama , bez obzira jesu li ga podržali na lokalnim izborima ili ne. Osoba zadužena za odnose s javnošću kroz komunikacijsku djelatnost i „prema unutra“ i „prema vani“ pomaže da se rad Gradske uprave u javnosti prezentira na način koji to ona, s obzirom na rezultate, i zaslužuje, ali i da se poboljša interna komunikacija.

S obzirom da je Gradonačelnik zadužen za kreiranje prijedloga proračuna i odgovoran za njegovo izvršenje, slušajući stavove svojih sugrađana i to u izravnom kontaktu, uvažava njihove prijedloge koji će biti od pomoći u procesu kreiranja toga krucijalnog dokumenta, ali i u samoj proračunskoj potrošnji. Projekt, pored te vertikalne linije vlast-građani, ima za cilj obuhvatiti što širi spektar različitih gradskih tema i zadataka, naravno kroz komunalni aspekt. Pokazuje se to kao ispravan pristup jer se s projektom ide "u širinu" te se njime obuhvaća i veliki broj građana, s obzirom da su kolegiji usmjereni ili na neku gradsku četvrt/mjesni odbor ili na neku specifičnu temu (sportski objekti, škole ili sl.).

Kao inovacija u načinu rada Gradske uprave Hodajući kolegij je dobro prihvaćen od javnosti; građani i predstavnici mjesnih odbora i gradskih četvrti pozdravljaju projekt i način na koji se transparentno prati svaka njegova faza. Nakon prvih pet hodajućih kolegija u 2013.g. koje smo planirali s obzirom na komunalne probleme na koje su građani i predstavnici mjesnih odbora i gradskih četvrti ukazali, bilo u usmenoj, bilo pismenoj formi, nastavak projekta u 2014. g., kroz 8 hodajućih kolegija, te održanih 6 u 2015., sveo se na zamolbu građana i predstavnika MO i GČ „da gradonačelnik dođe i u moj kvart i održi Hodajući kolegij“.

Koncept projekta pomaže gradonačelniku i Gradskoj upravi da budu što učinkovitiji u poslovima iz svoje nadležnosti. Posebice treba naglasiti znatno drugačiji pristup prema građanima Grada Šibenika; oni su partneri gradonačelniku i njegovom timu u rješavanju gradskih problema.

Kroz otvorenu komunikaciju sa svojim sugrađanima Gradonačelnik pokazuje svoju spremnost za razgovor ne samo o "dobrim stvarima", već i o problemima te pokazuje spremnost na javnu kritiku. Također, on pokazuje da je na raspolaganju svojim sugrađanima kao njihov partner u rješavanju zajedničkih problema. Zahvaljujući projektu građani percipiraju svoju ulogu u sustavu; hodajući kolegij je tako postao njihov alat pomoću kojeg iskazuju svoja razmišljanja, ideje, kritike i u konačnici potvrđuju svoju ulogu u sustavu. S druge strane, Gradonačelnik dobiva najrelevantniju „besplatnu pomoć“ (od građana i predstavnika MO i GČ) u izradi proračuna koji se odnosi na komunalni dio u okviru redovnog održavanja.

ZAKLJUČAK:

Živimo u društvu koje se stalno zalaže za što transparentniji rad javne uprave; za što snažniju kontrolu njezina rada upravo od strane javnosti. U tom smislu komunikacija se stalno podiže na višu i višu razinu; komuniciranje posredstvom društvenih mreža, pravo na pristup informacijama (koje Vas obvezuje dati na uvid sve ono što je u posjedu javne uprave; dokumente, informacije i sl.),a mi smo ovim projektom htjeli i uspjeli otići korak dalje.

Kvalitetno komuniciranje je preduvjet napretka u svakom segmentu društva; svaki pojedinac, u ovom slučaju građanin, zaslužuje da ga se uvaži u upravljanju gradom, odnosno u trošenju zajedničkog proračunskog novca. Uz pomoć hodajućeg kolegija gradonačelnik sa svojim sugrađanima izravno komunicira i sluša njihove prijedloge i kritike (a i pohvale). Pored toga, nakon dolaska „s terena“, gradonačelnik i njegovi suradnici imaju jasnu sliku „što moraju“ i „kako moraju“, imaju kvalitetno iskomuniciranu bazu kako bi problem riješili na najbolji način. Naravno da ima zadataka koji su neizvršivi odmah; pojave se imovinsko-pravni problemi ili je pak riječ o financijski zahtjevnijim projektima, no većinu ih se riješi odmah, u istoj proračunskoj godini.

 

Ciljevi projekta:


  1. stvaranje bolje percepcije javnosti o radu Gradske uprave i njezinoj efikasnosti i osjećaju njezine brige za Grad i građane (građani imaju stalni osjećaj nedovoljne brige lokalne vlasti za grad i njegove probleme);
  2. poboljšanje interne komunikacije (poštivanje Pravilnika o komuniciranju);
  3. približavanje medijima komunalnih problema koji su i od najvećeg interesa javnosti, ali po principu dostupne informacije od relevantnih sugovornika i svima pod jednakim uvjetima dostupnosti;
  4. omogućavanje osobi zaduženoj za OSJ da efikasnije radi svoj posao čime se pojačavaju i alati kojima gradska administracija izravno dolazi do građana (povećanje broja čitatelja na Facebook stranici Grada i gradonačelnika, kao i razvijanje komunikacije s građanima na društvenim mrežama);
  5. jačanje interesa građana za komunalne probleme i njihovog sudjelovanja u rješavanju istih
  6. jačanje odgovornosti u radu zaposlenika Gradske uprave upravi;
  7. podizanje efikasnosti u radu (rješavanje i manjeg komunalnog problema zna se odužiti „uredskim načinom rada-(dopisi, sastanci...), čime se smanjuje efikasnost u radu i „prema unutra“ i „prema vani“);
  8. jačanje timskog rada u Gradskoj upravi;
  9. potreba jačanja odgovornosti pojedinaca (zaposlenika) i sustava (Gradske uprave) u cjelini;
  10. omogućavanje zaposlenicima gradskih odjela i službi da se uvjere kako je bolje preduhitriti javnost s informacijama, nego čekati medije da pošalju upit.

 

Hodajući kolegiji održavaju se u prosjeku dva puta mjesečno, te se vodi tablica obećano/učinjeno o čijem ažuriranju vode brigu Odjel za komunalne djelatnosti i Ured gradonačelnika Grada Šibenika.

 

Tablica Obećano / Učinjeno - 21.04.2016.

 

Hrvatska udruga za odnose s javnošću (HUOJ) dodijelila je godišnje nagrade Grand PRix 2014 za najbolja ostvarenja u odnosima s javnošću. Laureati sedme po redu dodjele nagrada su Grad Šibenik, ZABA, Millenium promocija, Ericsson Nikola Tesla, Festival Opatija, BASF Croatia i IDS.
Projekt "Hodajući kolegij gradonačelnika Grada Šibenika" bio je najbolji u kategoriji Grand PRix za odnose s javnošću u javnom sektoru. Za istu nagradu u finalu su konkurirali „Grad Pula – Arena dobrih festivala“ (Manjgura i Grad Pula) te "Turistička valorizacija Kanala sv. Ante u Šibeniku" (Kreator(atk) za JUZPVŠKŽ). Opširnije...

 

Grad.Sibenik's Photostream